Какви фирмени данни да публикувате на сайта и какво да пазите

Фирменият сайт трябва да дава на човека отсреща достатъчно основания да ви потърси: кой стои зад услугата, какво предлагате, къде работите и как може да се свърже с вас. Това не означава да превърнете сайта в папка с всички документи и лични контакти на екипа. Полезната граница е проста: освен задължителните по закон фирмени данни, публикувайте онези, които помагат на клиента да разбере офертата и да направи контакт, а събирайте и показвайте само онова, което е нужно за реалната работа.

Тази статия е практичен ориентир, не правен съвет. Точният набор зависи от дейността ви, от това дали продавате на потребители и от начина, по който приемате запитвания. При съмнение за конкретен текст, форма или политика за поверителност, обсъдете случая с юрист или специалист по защита на данните.

Започнете със задължителните данни и с тези, които помагат на клиента

Ако сте търговец (например ЕТ, ЕООД или ООД), Търговският закон (чл. 13, ал. 1) изисква на интернет страницата ви да са посочени фирмата (търговското наименование), седалището и адресът на управление, ЕИК и банковата сметка, независимо дали продавате онлайн. Може да ги поставите във футъра или на страницата „Контакти“. Освен тях на представителен сайт най-често е разумно да има кратко и вярно описание на услугите, телефон, служебен имейл и град, район или адрес на обекта, когато приемате клиенти на място. Ако работите в определени часове, посочете работното време. Добавете и ясен начин за запитване. Така човекът не трябва да гадае дали обслужвате неговия район, дали сте достъпни по телефона или с какво точно се занимавате.

Не е нужно всяка страница да повтаря целия списък. Добър подход е най-важният контакт да е в горната част или футъра, а пълните данни да са на една ясна страница „Контакти“. Там може да подредите телефон, имейл, работно време, район на работа и насока за посещение, когато тя наистина е полезна. Най-важното е информацията да води до действие, а не просто да заема място.

Точността е по-важна от дългия списък

Един стар телефон, имейл без достъп или адрес на предишен офис обърква повече, отколкото липсата на допълнителен канал. След промяна на контакт, работно време, адрес или услуги направете кратка проверка на сайта, бизнес профилите и социалните страници. Изберете един човек, който знае къде се подава промяната, и пазете на едно място окончателния текст на контактите.

Съгласувайте и начина, по който изписвате името на фирмата. Ако клиентът вижда едно наименование на сайта, друго в имейла и трето във фактура, това създава излишни въпроси. Когато имате физически обект, прегледайте адреса дума по дума: населено място, улица, номер, етаж или офис само ако са нужни, за да ви намерят. Ако посещенията са само с уговорка, кажете го ясно, вместо да оставяте впечатление за свободен прием.

За онлайн магазин публикувайте повече информация

Когато предлагате стоки или услуги чрез онлайн магазин на потребители, към тези данни се добавя информация за самата продажба. В насоките си за онлайн търговци КЗП започва с данните за търговеца: наименование, ЕИК, седалище и адрес, телефон и имейл. Преди сключване на договор от разстояние следва да има и ясни характеристики на стоката или услугата, крайна цена с ДДС и всички такси, условия за плащане и доставка, както и условия и срок за отказ.

Продажбата от разстояние е различна ситуация от обикновена страница, която представя услуги и кани хората да се обадят. Не добавяйте автоматично раздел за доставка, ако не доставяте, но и не оставяйте важни условия скрити в разговор или съобщение, когато приемате поръчки през сайта. Опишете реалния си процес: как клиентът избира, как плаща, как получава поръчката и към кого се обръща при въпрос. Ако обмисляте продажби, прегледайте и какво включва сайт с онлайн магазин, преди да качите първите продукти.

Пазете личните данни извън публичната част

Личният телефон на собственика, личният имейл, подписани документи, копия на лични карти, данни за лични банкови карти и сметки и пароли нямат място на публична страница. Домашен адрес публикувайте само ако той е и адрес на управление на фирмата. Тогава той, както и банковата сметка на фирмата, е сред данните по Търговския закон, описани по-горе. Личните данни на служители, партньори и клиенти също не публикувайте, освен ако имате конкретно основание за това. Представянето на екипа може да е полезно, но името, снимката, длъжността и служебният контакт трябва да отговарят на реална нужда, а не да се добавят по навик.

Снимка от изпълнен обект, отзив или казус също може да разкрие повече, отколкото изглежда на пръв поглед. Прегледайте дали във файла, кадъра или текста се виждат телефон, адрес, регистрационен номер, документи или лице, което не е необходимо за историята. Когато показвате лого на клиент или чужд материал, уверете се, че имате право да го използвате. По-добре е да публикувате по-малко, но проверено съдържание.

Формата за контакт да пита само нужното

Формата за първо запитване не е заявление за договор. Обикновено са достатъчни име или фирма, предпочитан начин за връзка и кратко описание на въпроса. Не правете задължителни полета за адрес, личен номер, подробни финансови данни или друга информация, която няма да използвате, за да дадете първи отговор. Ако за конкретна услуга ви е нужна допълнителна информация, поискайте я на следващ етап и обяснете защо.

КЗЛД посочва, че администраторът определя какви данни се събират, за какви цели и по какъв начин се обработват. Сред основните принципи са законосъобразност, прозрачност, информиране на хората, минимизиране на данните и подходящи мерки за сигурност. Затова до формата трябва да има разбираем текст какво ще направите със запитването и връзка към политика за поверителност, която описва действителния ви процес. Не използвайте произволно копиран текст, който обещава неща, които не изпълнявате.

Поддържайте малък списък за периодична проверка

Полезно е веднъж месечно или след всяка важна промяна да минавате през кратък списък. Проверете дали телефонът набира правилно от мобилен телефон, дали служебният имейл приема писма, дали работното време е вярно и дали формата изпраща запитването до правилния човек. Прегледайте и страниците с услуги: ако сте спрели услуга, променили сте района или вече не приемате клиенти на адрес, коригирайте текста навсякъде.

Отделете публичните данни от вътрешната папка. Във вътрешната папка пазете договори, достъпи, пароли, работни файлове и информация за клиенти с ограничен достъп само за хората, които действително работят с нея. На сайта оставете ясна версия за посетителя. Това прави поддръжката по-лесна и намалява вероятността информация да излезе по невнимание.

Ясният фирмен сайт не е този с най-много данни. Той показва точните данни в точния момент и не иска повече лична информация, отколкото е нужна за конкретния контакт.

Кратък списък преди публикуване

1. Сверете фирмата, ЕИК, седалището и адреса на управление, банковата сметка, контактите, района на работа и работното време.
2. Проверете дали страницата „Контакти“ води до работещ телефон и имейл.
3. Ако продавате онлайн, подредете данните за търговеца и реалните условия за поръчка.
4. Премахнете пароли, лични банкови данни, лични адреси, които не са адрес на управление на фирмата, и ненужни данни за други хора.
5. Оставете във формата само информацията, нужна за първия отговор.
6. Прочетете политиката за поверителност и проверете дали съвпада с формите и работния ви процес.

Ако имате нужда от сайт, в който контактите и услугите да се поддържат подредено, разгледайте варианта „Онлайн“ от Първи сайт: €190 еднократно + €15/мес., без ДДС. Включени са хостинг, SSL, поддръжка и до 30 минути промени на месец, когато данните ви се актуализират.