След регистрацията лесно се натрупват едновременно документи, обаждания и идеи за лого, страница и социални мрежи. Не е нужно всичко да е готово през първата седмица. По-полезно е да си създадете една сигурна основа: данните за фирмата да са събрани, хората да могат да ви открият и всеки нов канал да използва една и съща вярна информация.
Този списък е за дигиталното подреждане през първия месец. Той не е правен, данъчен или счетоводен съвет. За задълженията и сроковете според вашата дейност говорете със счетоводител, юрист или друг подходящ специалист. Целта тук е да не разпръсвате важни данни в лични чатове, различни бележки и прибързано открити профили.
Започнете с една папка и един верен набор от данни
Първата практична задача не е публикация, а подредба. Създайте папка, до която имат достъп само хората, които действително работят по старта. В нея пазете учредителните документи, данните от вписването, договорите с доставчици, логото, одобрените снимки и кратките текстове за услугите. Направете отделна бележка с имената и достъпите до домейн, хостинг, служебна поща и профили. Не записвайте пароли в документ, който се изпраща свободно.
Отделете и малък файл „публични данни“. В него запишете точното наименование, ЕИК, адреса за кореспонденция, телефон, служебен имейл, работно време, град или район на работа и кратко обяснение на услугите. Не всяко поле ще е нужно навсякъде, но този файл помага сайтът, профилите и подписът на имейла да не си противоречат.
Проверете какво е вписано за дружеството в ТРРЮЛНЦ и пазете връзка към справката заедно с документите. Кои полета да прегледате, е описано в статията „Какво трябва да знае новата фирма след регистрацията“. Порталът на Агенцията по вписванията е мястото за електронни услуги, заявления, справки и образци. Това не означава да публикувате всички документи в сайта си. Означава да знаете кои данни са официални и да ги предавате точно, когато работите с партньор, банка, счетоводител или изработчик на сайт.
Практична проверка. Преди да дадете данни за печатни материали, профил или сайт, сравнете телефон, имейл и адрес с вашия файл „публични данни“. Една корекция на това място е по-лесна от поправки в много канали.
Първата седмица: име, домейн и служебна поща
Изберете име за домейна, което се изписва и произнася лесно (подробно в статията „Как да изберете домейн за нов бизнес“). То може да следва името на фирмата, услугата или ясно съчетание от двете. Избягвайте излишно дълги конструкции, трудни съкращения и варианти, които ще трябва да обяснявате по телефон. Преди регистрация го изпишете на лист, прочетете го на глас и го покажете на човек, който не познава идеята ви. Ако той го разбере и напише без подсказка, това е полезен знак.
Проверете внимателно кой е регистрантът, кой получава известията и как ще следите подновяването. При домейните регистрацията и поддръжката се уреждат чрез регистратор, а условията и таксите са част от договора с него. Ако сравнявате разширения, не приемайте, че едно е правилно за всеки бизнес. Изберете вариант, който ще можете да поддържате и който е ясен за хората, с които работите.
След това направете служебен имейл с домейна, когато имате възможност. Той е удобен централен адрес за запитвания, договори и известия от услуги. Решете кой чете входящата поща, кой отговаря при отсъствие и къде се пазят важните разговори. Личната поща може да остане резервен контакт, но нека фирмената кореспонденция не зависи само от един личен акаунт.
Втората седмица: малък сайт, който отговаря на основните въпроси
За много нови фирми първият сайт не трябва да е голям. По-важно е човек да разбере какво предлагате, в кой район работите, как да се свърже с вас и какво да очаква след запитване. Подгответе кратко представяне на услугите с обикновени думи. Добавете реални контакти и работно време, ако то е приложимо. Как да подредите най-нужното на видно място, вижте в статията за страницата „Контакти“.
Съберете само снимки, лого и текстове, които имате право да използвате. Вместо да качвате много неясни материали, започнете с малък набор: знак или лого, една или няколко подходящи снимки и ясни описания на услугите. Ако още нямате готови материали, отбележете какво предстои да се заснеме или напише. Така задачата остава видима, без да ви спира да публикувате полезна основна информация.
Помислете предварително и за формата за запитване. Когато чрез нея събирате име, телефон или имейл, вие решавате какви данни се обработват и за каква цел. КЗЛД посочва сред основните принципи прозрачността и минимизирането на данните. Затова поискайте само информацията, която е нужна за първия разговор, и опишете ясно какво ще направите след изпращането. Кои полета обикновено стигат, вижте в статията „Форма за запитване: как да събира само нужното“.
Третата седмица: профили само там, където ще ги поддържате
Не отваряйте много профили само защото съществуват. Изберете канали, които са полезни за вашите клиенти и за които имате време да поддържате точни данни. Във всеки от тях използвайте едно и също име, кратко описание, телефон, имейл, линк към сайта и работен район. Когато телефонът или работното време се променят, обновете първо файла с публичните данни, после всички места, където са публикувани.
Ако създавате бизнес профил в Google, описанието трябва да представя бизнеса така, както работи в реалния свят. Правилата на Google поставят акцент върху точния адрес или обслужван район, малкото на брой точни категории и един профил за бизнес. Не добавяйте услуга, адрес или категория с надеждата да изглеждате по-широко представени. По-точната основна информация е по-лесна за поддръжка. Какво да подготвите за профила, вижте в статията „Профил на местен бизнес в Google“.
| Кога | Фокус | Готов резултат |
|---|---|---|
| Начало | Папка и публични данни | Един проверен източник за основната информация |
| Първа седмица | Домейн и служебна поща | Ясно име и определен отговорник за достъпите |
| Втора седмица | Сайт и контакти | Кратко, вярно представяне и лесен начин за връзка |
| Трета седмица | Нужни профили | Еднакви данни навсякъде, без излишни канали |
| Край на месеца | Преглед | Списък с липсващи материали и следващи промени |
В края на месеца: прегледайте процеса, не само страниците
Направете кратка проверка от гледната точка на човек, който не ви познава. Отворете сайта от телефон. Обадете се на публикувания номер. Изпратете тестово съобщение на служебната поща. Вижте дали името, услугите и контактите са еднакви навсякъде. Ако нещо не е готово, не го прикривайте с неточен текст. По-добре оставете яснота за това, което предлагате сега, и запишете останалото като следваща задача.
Същевременно определете кой има достъп до всяка услуга и как се предава този достъп при промяна. Достъпът до домейна, пощата и сайта е важен фирмен актив. Дръжте данните при отговорен човек, ползвайте отделни силни пароли и не споделяйте един общ вход с хора, които нямат нужда от него. Ако работите с външен изпълнител, уговорете ясно какви достъпи му трябват и кога отпадат.
Накрая направете списък „сега“ и „по-късно“. В първия поставете нещата, които позволяват на човек да ви намери и да се свърже с вас: точни данни, домейн, поща и основна страница. Във втория могат да останат допълнителни раздели, повече снимки, нови профили и по-сложни функции. Така новата фирма започва с подредено присъствие, вместо с много наполовина готови места.
Ако искате спокойна основа за представянето си, разгледайте вариантите за сайт на Първи сайт: „Файлове“ — €290 еднократно или „Онлайн“ — €190 + €15/мес., без ДДС. Изберете формата, при която ще можете да поддържате данните си ясни и актуални.
Източници
- Агенция по вписванията — ТРРЮЛНЦ — потвърждава, че порталът предлага електронни услуги, заявления, справки, образци и нормативна уредба.
- ICANN — процес по регистрация на домейн — потвърждава ролите на регистратор и регистър и че условията, таксите, прехвърлянията и подновяванията се уреждат с договора с регистратора.
- Комисия за защита на личните данни — ключови задължения за бизнеса — потвърждава ролята на администратора и принципите за прозрачност, информиране и минимизиране на данните.
- Google — правила за представяне на бизнес профил — потвърждава изискването бизнесът да се описва както е в реалния свят, както и насоките за адрес или район, категории и един профил.